كيف تصبح مدير ناجح؟ 7 مهام عليك تعلمها

كيف تصبح مدير ناجح؟ 7 مهام عليك تعلمها,
إدارة مكتب ليست عملية سهلة على الإطلاق فهي تحتاج إلى الكثير من الحذر والدراسة وفي هذه السطور نقدم لك إرشادات لتصبح مدير ناجح على أكمل وجه.

كيف تصبح مدير ناجح

قد تكون إدارة المكتب مصدر رزقك حيث يمتلك البعض أسلوب حياته دائمًا الشعور بأنه قادر على إدارة الآخرين ومسؤوليتهم.
وقد يضطر البعض أحيانًا إلى القيام بذلك بسبب الظروف التي يعيشون فيها أو بسبب حالة طارئة، وفي كلتا الحالتين يكون مسؤولاً عن إدارة مكتب صغير أو كبير.

ولهذا يحتاج إلى أدوات ومهارات كافية تساعده على النجاح في مثل هذا المشروع وفي إدارته، مع العلم أن النجاح في مثل هذه الأقسام ليس بالأمر السهل.
يجب أن يكون لدى مدير ناجح لأي مشروع معرفة بالعديد من الأشياء والقدرة على التوفيق والتخطيط والتنظيم، ولهذا السبب إذا كنت تريد أن تكون مدير مكتب ناجحًا، فيجب أن تفهم مهامك ثم تلتزم بها، ومن أبرزها الآتي:

• يجب أن يحرص مدير ناجح على عدم افتراض أن المال هو السبب الوحيد.
• يحترم مدير ناجح مبادئ أعضاء فريقك ، وسوف يكافئونك على بذل قصارى جهدهم.
• يسأل مدير ناجح موظفيه عن رأيهم في عملهم بشكل دوري، وتشجعهم على الصراحة.
• قم بإجراء التغييرات التي يقترحونها.
• امنح موظفيك الحوافز التي تناسبهم. إذا كانوا يهتمون بصحتهم، وامنحهم الوقت الكافي لممارسة الرياضة.
• إذا كانت الأسرة هي ما يهمهم، اسمح لهم بالتأخر حتى يتمكنوا من إيصال أطفالهم إلى المدرسة أو المغادرة مبكرًا لإعادتهم إلى المنزل.
• ينجح المدير الجيد في إبراز إنجازات موظفيه وتشجيعهم ، وهذا يرفع معنوياتهم.
• اغتنم كل فرصة ممكنة لتثني على موظفيك ، وتأكد من خصوصية المحادثة بينك وبين الموظف المعني، مهما كانت قصيرة، لأن لهذا أثر إيجابي.
• حدد أهدافًا معقولة وأنجز المزيد بدلاً من وضع أهداف مستحيلة لا يمكنك أنت وفريقك تحقيقها لكن هذا لا يعني أنك تزيل الطموح من مفرداتك.
• تأكد من أن كل موظف يعرف المطلوب منه، يسمح وجود أهداف محددة للموظف بالتركيز على عمله.
• عامل موظفيك كما تفعل أنت بنفسك. إذا كنت لا تتسامح مع الأخطاء ، فاحرص على عدم ارتكاب أي أخطاء.
• يعرف المدير الجيد أنه لا ينبغي أن يفعل كل شيء بمفرده. وظيفته كمدير هي تعليم الموظفين كيفية القيام بعمل جيد.
•   اطلب من موظفيك اتخاذ إجراءات صغيرة يسهل تصحيحها، إذا ارتكبوا خطأ ومن ثم منحهم مسؤوليات أكبر خاصة بعد معرفة نقاط ضعفهم وقوتهم.
• مدير ناجح مسؤول عن الإشراف على العمليات اليومية للشركة  أو أن المكتب الذي يديره هو مكتب ناجح.كماأنه
• كما أن مدير المكتب مسؤول عن ضمان سير العمل بسلاسة وبدون حوادث، ونعني بذلك أي شيء مفاجئ قد يعيق سير العمل.
• كما أن وظيفة مدير ناجح متعددة الأوجه تتطلب مهارات تنظيمية ممتازة، وتخطيط جيد للعمل على أساس يومي وأسبوعي وشهري وأحيانًا ميزانية مكتبية أولية لفترات محددة.
• ويجب ان يمتلك مدير ناجح القدرة على التعامل مع الشخصيات المختلفة سواء كانوا موظفين أو عملاء بعقلانية وهدوء.

ماهي مهام مدير ناجح؟

1- تحديد الأهداف

هناك مجموعة من الخطوات التي يجب على المدير الناجح الالتزام بها عند تحديد الأهداف.
وهي كالتالي: تحديد أهداف ملموسة تجعل الموظفين يركزون جيدًا على العمل، ويجب على المدير أن يحدد بوضوح ما هو متوقع وما هي النتائج التي تم الحصول عليها.
يساعد تقديم ملاحظات وتعليقات سريعة للموظفين على تحسين الأداء، ويجب جدولة الملاحظات وتقديمها بانتظام للموظفين، تحكم في رد الفعل عندما يرتكب الموظف خطأ، وتجنب الصراخ في وجهه الموظفين.

2- احترام وقت الآخرين

المدير مسئول عن شركة أو فريق معين، لذلك فهو دائمًا مشغول، لكن هذا ليس عذراً لعدم احترام المواعيد أو تأخير الاجتماعات أو المقابلات.
فهذا دليل على عدم الاحترام  للآخرين أو الموظفين، والانضباط لا يقوم المدير الناجح بإلغاء الاجتماع في اللحظة الأخيرة ولا يصل متأخرًا إلى الاجتماع أو لا يحضر .
لأن هذا يعيق إنتاجية الفريق الذي يتعامل معه ، ويرسل لهم رسالة مفادها أنه أكثر. . أهم منهم. ووقته أغلى من وقتهم.

3- الاحاطة بكل شؤون المكتب

إذا كنت تريد أن تكون مكتبًا ناجحًا ، فعليك أولاً أن تكون على دراية بجميع شؤون المكتب.
وهذا يعني النظر في كل ما هو مذكور ومضمّن فيه  وعدم السماح باستثناءات في هذا الأمر أو الاكتفاء بشيء معين متخصص في شؤونه.
لذلك عليك أن تتحمل المسؤوليات الموكلة إليك، وتبدأ مسؤولياتك من لحظة تعيين الموظفين والإبلاغ عنها وصولاً إلى فصل بعض الموظفين، ويتخلل ذلك عرض نشاط الموظف وكفاءته واحتياجات المكتب والمراسلات والمزيد.

4- القدرة على الحفاظ على المخزون

نعني بإدارة المخزون أنه يمكنك ، بصفتك المشرف الأول في المكتب، توفير جميع المستلزمات التي يديرها هذا المكتب والتي قد تتسبب في حالة انقطاع الخدمة في توقف العمل أو على الأقل انقطاعه لبعض الوقت.
من أهم مسؤولياتك ضمان استمرارية العمل في المكتب. من خلال دراسة وجرد أصول المكتب وما هي النواقص والعمل على توفيرها.
لا يمكن لأي مدير مكتب أن يغفل عن أهمية هذه المهمة التي قد يؤدي حذفها إلى خسائر كبيرة للمكتب.

5- الالمام بقانون العمل وتوفير حقوق العمال

بعض الأخطاء التي يرتكبها بعض مديري المكاتب في مخالفة قانون العمل والحقوق التي يكفلها القانون للعمال من أخطر أخطاء العمل.
من الضروري الانتباه إلى الحقوق التي ينص عليها القانون للعمال مثل الأجور السنوية والعرضية والمرض.
وحتى الشروط التي يجب توافرها عند تعيين الموظفين مثل فترة الاختبار، وكيفية الفصل العامل مهم ويجب الانتباه إليه لتجنب التسبب في الكثير من الخسائر للمكتب في المحاكم.

6- القدرة على خلق مناخ جيد في المكتب

من خلال مناخ وظيفي جيد في المكتب نعني أنه حيثما يمكن إقامة علاقة ممتعة بين الموظفين وبعضهم البعض وبين الموظفين ومسؤوليهم وبين الموظفين والعملاء في المكتب.
ويجب أن يكون مدير المكتب الناجح قادرًا على ذلك والتعامل مع كل هذه الأمور للوصول إلى القدرة على التعامل مع الخلافات التي قد تنشأ بين الموظفين بعضهم البعض .
بجانب التي يتعين عليك بصفتك مدير المكتب تسويتها في أسرع وقت ممكن من أجل الحفاظ على استقرار المكتب، وكذلك العلاقة بين العملاء والموظفين وتسوية الخلافات.
وهذا الأمر يتطلب الإنصاف بين جميع الموظفين وعدم محاباة منك كمسؤول مكتب، لأن هذا يأتي بنتائج عكسية.

7- القدرة على ادارة حوار للوصول الى الافضل للمكتب

في فن تعلم أن تصبح مدير ناجح في مكتب أي عمل لا يمكن أن يبقى في حالة ركود  يجب أن يرتفع أو ينخفض ​​في عمله.
الاستقرار هو نفس عذاب أي منظمة ولهذا إذا كنت تريد أن تكون ناجحًا، يجب عليك التواصل مع المكتب المدير لأسباب يمكن أن تساعد في نجاح أي مشروع.
وهذا قد يتطلب بالضرورة حوارًا مع الموظفين وعاملي المكتب والاستماع إلى الاقتراحات للوصول إلى النجاح في هذا الأمر، الأمر متروك لك في اختيار الوقت والمكان والأدوات المناسبة لإجراء مثل هذا الحوار الناجح.

قد يهمك: 

كيفية التعامل مع المدير المتسلط في 3 خطوات حتى لا تفقد عملك ؟